Um bom e-mail de lembrete de pagamento diz o que está em dívida, quando vence e como pagar — em poucas linhas curtas, com o número da fatura no assunto. Use um tom cordial antes e no dia do vencimento, torne-se mais direto ao fim de uma a duas semanas e mantenha o aviso final factual. Substitua as palavras entre parênteses retos antes de enviar.
Use-o com clientes novos, faturas maiores ou empresas com um processo de aprovação.
E-mail
Assunto: A fatura [número] vence a [data de vencimento]
Olá, [nome],
Só um aviso rápido de que a fatura [número] de [montante] vence a [data de vencimento].
Pode pagar aqui: [ligação de pagamento]
Se o pagamento já estiver agendado, obrigado — não precisa de responder.
Com os melhores cumprimentos,
[o seu nome]
[nome da empresa]
Assunto: A fatura [número] vence hoje
Olá, [nome],
Só para lembrar que a fatura [número] de [montante] vence hoje.
Ligação de pagamento: [ligação de pagamento]
Se tiver alguma questão sobre a fatura, basta responder a este e-mail.
Obrigado,
[o seu nome]
[nome da empresa]
Envie 1–3 dias depois do vencimento e parta do princípio de que foi um esquecimento.
Versão cordial — para clientes com quem trabalha de perto:
E-mail
Assunto: Fatura [número] — lembrete cordial
Olá, [nome],
Queria saber como está a fatura [número] de [montante], que venceu a [data de vencimento]. Talvez tenha simplesmente passado despercebida.
Pode pagar aqui: [ligação de pagamento]
Se já pagou, ignore esta mensagem — e obrigado.
Cumprimentos,
[o seu nome]
Versão formal — para empresas maiores ou um departamento de contas a pagar:
E-mail
Assunto: Lembrete de pagamento: fatura [número], com vencimento a [data de vencimento]
Exmos. Senhores / Departamento de Contas a Pagar,
De acordo com os nossos registos, a fatura [número] de [montante], com vencimento a [data de vencimento], ainda não foi paga.
Agradecemos que procedam ao pagamento com os dados abaixo, ou que nos digam se precisam de algo da nossa parte para o processar.
Ligação de pagamento: [ligação de pagamento]
Transferência bancária: [dados da conta], referência [número]
Com os melhores cumprimentos,
[o seu nome]
[nome da empresa]
Cerca de 7–10 dias de atraso. Continua cordial, mas agora pede uma data.
E-mail
Assunto: Segundo lembrete: a fatura [número] está em atraso
Olá, [nome],
A fatura [número] de [montante] venceu a [data de vencimento] e continua em aberto.
Pode indicar-me quando podemos contar com o pagamento? Se houver algum problema com a fatura, terei todo o gosto em ajudar a resolvê-lo.
Ligação de pagamento: [ligação de pagamento]
Obrigado,
[o seu nome]
Cerca de 14 dias de atraso. Indique uma data concreta e ofereça uma solução.
E-mail
Assunto: A fatura [número] tem agora [número de dias] dias de atraso
Olá, [nome],
A fatura [número] de [montante] tem agora [número de dias] dias de atraso. Peço que efetue o pagamento até [nova data].
Pagar online: [ligação de pagamento]
Transferência bancária: [dados da conta], referência [número]
Se precisar de dividir o pagamento ou houver algo que o esteja a impedir, responda e encontramos uma solução.
Cumprimentos,
[o seu nome]
[nome da empresa]
Por volta dos 30 dias de atraso, antes de qualquer passo formal. Mencione apenas consequências que o seu contrato lhe permita aplicar.
E-mail
Assunto: Lembrete final: fatura [número]
Caro(a) [nome],
Apesar dos nossos lembretes anteriores, a fatura [número] de [montante], com vencimento a [data de vencimento], continua por pagar.
Peço que pague o montante total até [data final]. Se até lá não tivermos recebido o pagamento nem tivermos notícias suas, iremos [suspender o trabalho / aplicar a penalização prevista no nosso contrato / dar o passo seguinte que decidiu].
Pague aqui: [ligação de pagamento]
Se achar que se trata de um engano, contacte-me de imediato.
Atentamente,
[o seu nome]
[nome da empresa]
Assunto: Obrigado — saldo em falta da fatura [número]
Olá, [nome],
Obrigado pelo seu pagamento de [montante pago] referente à fatura [número].
O saldo em falta é de [montante em falta], com vencimento a [data de vencimento].
Pode pagar o resto aqui: [ligação de pagamento]
Com os melhores cumprimentos,
[o seu nome]
Use o nome da pessoa que paga, não apenas o contacto do projeto — e escreva para o endereço de faturação, se existir.
Mencione o trabalho («pelo redesenho do site») para que a fatura seja reconhecida de imediato.
Mantenha o seu tom habitual. Se costuma escrever de forma descontraída, as versões cordiais vão parecer naturais; com clientes formais, use as versões formais desde o início.
Mantenha os dados de pagamento iguais em todos os lembretes, para que ninguém tenha de os procurar.
Encurte em vez de alongar. Os lembretes são lidos na diagonal; aponte para poucas linhas curtas.
Ponha o número da fatura e a data de vencimento ou o estado no assunto, mantenha-o curto para não ficar cortado no telemóvel e evite MAIÚSCULAS ou «URGENTE» antes de a fatura estar realmente em atraso.
No RemindCash aprova um modelo uma vez; ele é preenchido para cada cliente com o nome, o montante e a data de vencimento e enviado segundo o seu calendário, e os lembretes param quando a fatura é paga. Veja os lembretes de faturas ou os conselhos sobre prazos em quando enviar lembretes de pagamento.
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