Um exemplo útil inclui três passos: 3 dias antes do vencimento, no próprio dia e 3 dias depois. Antes de o aplicar, confirme se o pagamento foi registado, se a fatura está em disputa ou se foi acordada outra data. Se o saldo continuar em aberto, adapte os passos seguintes ao cliente e ao acordo.
Um calendário para começar
| Momento | Objetivo | Tom |
|---|---|---|
| 7 dias antes (opcional) | Aviso antecipado para faturas grandes ou aprovações demoradas | Cortesia |
| 3 dias antes | Permite ao cliente agendar o pagamento | Cordial |
| No dia do vencimento | Nota curta de «vence hoje» | Neutro |
| 3 dias depois | Apanha as faturas esquecidas | Cordial |
| 7–10 dias depois | Segundo seguimento | Claro |
| Cerca de 14 dias depois | Lembrete mais firme com um prazo | Firme |
| Cerca de 30 dias depois | Aviso final com os próximos passos | Formal |
Não vai precisar de todos os passos em todas as faturas — os passos finais existem para as faturas que continuam em aberto depois dos primeiros lembretes.
Quantos dias antes do vencimento?
Três dias antes é uma boa predefinição: cedo o suficiente para o cliente agendar uma transferência ou obter aprovação, tarde o suficiente para ainda se lembrar. Acrescente um lembrete cerca de uma semana antes para montantes elevados, clientes novos ou empresas com um processo formal de aprovação.
Porquê lembrar antes do vencimento?
É o único lembrete que pode evitar um atraso em vez de o perseguir. Dá ao seu cliente tempo para aprovar o pagamento, apanha faturas que foram para o endereço errado e torna pagar a tempo a opção mais fácil. Mantenha-o curto e cortês.
A melhor hora para enviar
- Horário de expediente no fuso horário do cliente — a meio da manhã é uma escolha segura; evite o início da manhã, o fim da tarde e a noite.
- Dias úteis — evite fins de semana e feriados no local onde o cliente está.
- Mudanças de hora — se agendar entre fusos horários, use uma ferramenta que calcule corretamente as horas locais, em vez de uma hora UTC fixa.
Quantos lembretes são demasiados?
Uma boa regra é não mais do que uma mensagem a cada poucos dias e uma por passo. Se vários lembretes ficaram sem resposta, mude de abordagem — ligue ou escreva a outro contacto — em vez de enviar mais do mesmo.
Adaptar o calendário
| Situação | Alteração sugerida |
|---|---|
| Fatura grande ou cliente novo | Acrescente o lembrete 7 dias antes. |
| Prazos de pagamento de 30 ou 60 dias | Mantenha o lembrete antes do vencimento; as aprovações demoram. |
| Pagamento mensal recorrente | Um lembrete alguns dias antes de cada vencimento costuma chegar. |
| Cliente antigo que paga sempre | Um lembrete no dia do vencimento pode ser suficiente. |
| Fatura em disputa | Pare os lembretes até a disputa estar resolvida. |
O que deve incluir cada lembrete
O número da fatura, o montante e a data de vencimento; uma ligação ou os dados de pagamento; e uma forma de responder. Os textos prontos a copiar para cada passo estão nos modelos de e-mail de lembrete de pagamento.
Pôr o calendário em piloto automático
O RemindCash começa cada empresa com o calendário 3 dias antes / dia do vencimento / 3 dias depois, que pode alargar ou alterar. Os lembretes só saem dentro do horário permitido e no fuso horário certo, incluindo as mudanças de hora, e são ignorados aos fins de semana por predefinição. Param quando a cobrança é paga, colocada em pausa ou em disputa. Veja como o RemindCash envia lembretes de faturas.