Um software de lembretes de faturas guarda a lista das faturas que os seus clientes lhe devem, envia uma curta série de lembretes à volta de cada vencimento e para assim que uma fatura é paga. Substitui a rotina manual de verificar vencimentos, escrever e-mails de acompanhamento e lembrar-se de quem já foi lembrado.
O problema que resolve
As faturas em atraso raramente são uma disputa. Na maior parte das vezes a fatura foi esquecida, foi parar à pessoa errada ou está à espera de aprovação. O custo recai sobre si: tempo a verificar folhas de cálculo, seguimentos constrangedores e faturas que se arrastam durante semanas porque ninguém enviou o segundo lembrete.
Isto afeta a maioria das empresas que faturam depois de o trabalho estar feito:
- Freelancers e consultores que faturam a um punhado de clientes e tratam da sua própria administração.
- Agências e estúdios com muitos projetos de clientes e várias pessoas envolvidas na faturação.
- Pequenas empresas de serviços com clientes habituais e faturas mensais recorrentes.
Como funciona um fluxo de lembretes de faturas
- Registe a fatura — cliente, montante, moeda, data de vencimento e, opcionalmente, a sua própria ligação de pagamento.
- Escolha um calendário — por exemplo, 3 dias antes, no dia do vencimento e 3 dias depois.
- Aprove o texto — um modelo por passo, preenchido com os dados de cada fatura.
- Deixe-o funcionar — cada lembrete sai à hora prevista.
- Registe o pagamento — os lembretes param. Um pagamento parcial atualiza o saldo em falta.
Como o RemindCash trata os lembretes de faturas
| Passo | O que o RemindCash faz |
|---|---|
| Adicionar faturas | Introduza as cobranças à mão, importe-as de CSV ou Excel com pré-visualização validada, ou crie rascunhos através da API pública com uma chave de empresa elegível. |
| Calendário | Cada empresa começa com 3 dias antes, no dia do vencimento e 3 dias depois. Pode acrescentar, remover ou mover passos. |
| Horário | Os lembretes só saem dentro do horário permitido no seu fuso horário (09:00–18:00 por predefinição, sem fins de semana) e passam para a hora permitida seguinte em vez de serem enviados duas vezes. |
| Texto | Pré-visualiza e aprova cada modelo; o nome do cliente, o montante e a data de vencimento são preenchidos para cada fatura. |
| Parar | Marcar uma fatura como paga, em pausa, em disputa ou cancelada para os lembretes futuros. Os clientes que cancelam a subscrição não são contactados. |
| Remetente | Os e-mails mostram o nome da sua empresa e saem de um endereço verificado do RemindCash até verificar o seu próprio domínio. |
O RemindCash nunca marca uma fatura como paga por si só: um lembrete entregue não é um pagamento.
Exemplo: um estúdio com doze faturas em aberto
Um estúdio de design emite faturas no fim de cada projeto com prazo de 14 dias. Importa as faturas em aberto a partir de uma exportação CSV, mantém o calendário predefinido e acrescenta um quarto lembrete aos 10 dias de atraso. Os clientes que simplesmente se teriam esquecido veem o lembrete antes do vencimento; os que ainda não pagaram recebem uma nota cordial no dia do vencimento e um seguimento três dias depois. Quando um cliente paga, o estúdio regista-o e os lembretes restantes desse cliente são cancelados. A equipa só intervém pessoalmente nas faturas que continuam em aberto depois do último lembrete.
O que o RemindCash não faz
- Não cria faturas nem PDFs de faturas — mantenha a sua ferramenta de faturação ou de contabilidade.
- Não recebe pagamentos — o seu cliente paga-lhe diretamente, por exemplo através da sua própria ligação de pagamento.
- Não é uma agência de cobrança de dívidas e não presta aconselhamento jurídico. Os passos formais de recuperação ficam consigo e com os seus consultores.
Escolher um software de lembretes de faturas
Seja qual for a ferramenta que considere, verifique se permite editar o calendário, se para automaticamente com o pagamento ou uma disputa, se envia a partir de um remetente verificado, se respeita o horário de expediente e os fusos horários e se comunica a entrega com honestidade — «aceite pelo fornecedor» não é o mesmo que «entregue».
Perguntas e respostas
Os lembretes de faturas podem ser totalmente automáticos?
A parte de rotina pode: agendar, enviar e parar com o pagamento. Decisões como propor um plano de pagamento ou dar passos formais devem ficar com uma pessoa.
Posso alterar a mensagem do lembrete?
Sim. Escreve ou edita cada modelo, pré-visualiza-o e aprova-o antes de ser usado. Nada é enviado sem um modelo aprovado.
Quanto custa?
Há 7 dias de experiência sem cartão de crédito, seguidos dos planos Basic e Pro — veja os preços. Os lembretes por e-mail estão incluídos dentro dos limites do seu plano.
Comece pelo guia de acompanhamento e adapte os modelos de e-mail de lembrete à sua própria sequência.