Os prestadores de serviços de TI combinam contratos mensais recorrentes com faturas pontuais de projetos e de hardware, por isso o calendário de lembretes tem de funcionar para ambos: cedo o suficiente para as faturas de projetos que precisam de aprovação, leve o suficiente para os contratos de rotina. No RemindCash, os contratos passam a cobranças recorrentes mensais e os projetos a cobranças individuais; todas seguem o calendário de lembretes editável da sua empresa. Os lembretes saem em nome da sua empresa e param quando o pagamento é registado.
Como costumam funcionar os pagamentos
- Contratos mensais de serviços geridos ou de suporte, muitas vezes por posto ou por dispositivo.
- Trabalho de projeto faturado por etapas, por vezes a 30 dias.
- Revenda de hardware e licenças com vencimentos próprios.
- Clientes empresariais cujas faturas passam por aprovação ou pelas contas a pagar.
Um calendário de lembretes adequado
| Passo | Quando | Porquê |
|---|---|---|
| Aviso antecipado | 7 dias antes | Dá tempo ao processo de aprovação do cliente |
| Vence hoje | No dia do vencimento | Lembrete neutro |
| Primeiro seguimento | 3 dias depois | Cordial |
| Segundo seguimento | 10 dias depois | Direto |
| Último seguimento | 21 dias depois | Firme e factual |
O RemindCash usa um único calendário para toda a empresa — até cinco passos, de 30 dias antes a 30 dias depois do vencimento. Coloque uma cobrança em pausa quando um cliente precisar de uma exceção.
Configurar no RemindCash
- Importe clientes e faturas em aberto de CSV ou Excel exportados da sua ferramenta de PSA ou de faturação.
- Crie cobranças recorrentes mensais para os contratos; adicione as faturas de projetos como cobranças à parte.
- Defina o calendário de lembretes da empresa — até cinco passos, horário de envio e se os fins de semana são ignorados.
- Aprove os modelos com o nome do cliente, o montante, a data de vencimento e a sua ligação de pagamento.
- Registe pagamentos e pagamentos parciais; coloque em pausa ou registe uma disputa quando um cliente questiona uma fatura.
O RemindCash tem uma API REST com versões para criar cobranças em rascunho e registar pagamentos comunicados, disponível para empresas elegíveis com chaves de permissões limitadas. As escritas pela API não enviam mensagens a clientes.
Lembrete de exemplo
Boas práticas
- Envie os lembretes para o contacto das contas a pagar, e não só para o contacto técnico.
- Mencione o processo de aprovação no primeiro lembrete das faturas maiores.
- Pare os lembretes enquanto estiver em aberto uma questão de suporte ligada a uma fatura.
O que o RemindCash não faz
Não cria faturas, não se integra hoje com ferramentas de PSA ou de contabilidade e não recebe pagamentos. O SMS e o WhatsApp ainda não estão disponíveis.
Perguntas frequentes
Posso importar faturas em aberto de outro sistema?
Sim, de CSV ou Excel. As linhas são validadas e os erros mostrados antes de qualquer coisa ser guardada.
Os contratos podem ser faturados semanalmente?
As cobranças recorrentes podem ser semanais ou mensais.