Um software de acompanhamento de cobranças mantém uma lista única e atualizada do dinheiro que os seus clientes lhe devem — com a data de vencimento e o estado de cada montante —, para que veja o que está para vir, o que está em atraso e o que já foi pago. No RemindCash, a mesma lista também comanda os seus lembretes de pagamento.
O que conta como uma cobrança?
Uma cobrança é dinheiro que lhe devem por trabalho ou bens já entregues: uma fatura por pagar, uma prestação de um projeto ou a avença deste mês. Acompanhar as cobranças responde a três perguntas a qualquer momento: quem deve o quê, quando vence e já foi pago?
Porque é que as folhas de cálculo falham
Uma folha de cálculo funciona para um punhado de faturas. Deixa de funcionar quando os vencimentos passam sem ninguém reparar, os pagamentos parciais tornam pouco fiável a coluna do «valor em dívida», várias pessoas editam o mesmo ficheiro, os clientes recorrentes precisam de uma linha nova todos os meses e ninguém tem a certeza de quem já recebeu um lembrete.
Como o RemindCash acompanha as cobranças
Cada cobrança tem um estado claro:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Rascunho | Registada, mas ainda não ativa — sem lembretes. |
| Ativa | À espera de pagamento; os lembretes seguem o seu calendário. |
| Paga em parte | Parte do montante está registada como paga; os lembretes usam o saldo em falta. |
| Paga | Liquidada. Sem mais lembretes. |
| Em pausa | Suspensa até a retomar. |
| Em disputa | O cliente contesta-a; não são enviados lembretes. |
| Cancelada | Fechada sem pagamento. |
- Os pagamentos parciais reduzem o saldo e cada um fica no histórico da cobrança; as correções são registadas em vez de substituídas.
- As moedas (EUR, GBP, TRY, USD) ficam separadas. O RemindCash nunca converte moedas nem as soma num único total enganador.
- As cobranças recorrentes criam uma nova ocorrência todas as semanas ou meses, cada uma com o seu estado, por isso um mês em falta é sempre visível.
- As importações de CSV ou Excel mostram uma pré-visualização que assinala as linhas inválidas antes de qualquer coisa ser guardada, e nada é enviado até as ativar.
Exemplo: uma agência com três moedas
Uma agência fatura aos clientes em TRY, EUR e USD. A vista dos valores em aberto mostra totais separados por moeda em vez de um único número convertido, e os filtros de cobranças em atraso mostram exatamente a que cliente ligar esta semana. Quando um cliente paga metade de uma fatura, o saldo em falta atualiza-se e o lembrete seguinte só menciona o que ainda está em dívida.
O que o RemindCash não é
O RemindCash não é um registo contabilístico, uma ferramenta de reconciliação bancária nem um serviço de cobrança de dívidas. «Marcado como pago» significa que registou o pagamento — não é verificado com a sua conta bancária. Mantenha o seu software de contabilidade para a contabilidade e os impostos; use o RemindCash para garantir que cada cobrança é acompanhada.
Perguntas e respostas
O que é um software de acompanhamento de cobranças?
É uma ferramenta que lista os montantes que os clientes lhe devem, com as datas de vencimento e os estados, para que veja o que está em aberto e possa agir. Algumas ferramentas, como o RemindCash, também enviam lembretes a partir da mesma lista.
Isto é automatização de contas a receber?
Para uma pequena empresa, a parte mais demorada das contas a receber é o acompanhamento. O RemindCash automatiza essa parte — acompanhar vencimentos e enviar lembretes —, enquanto a faturação e a contabilidade ficam nas suas ferramentas atuais.
A minha equipa pode trabalhar na mesma área de trabalho?
Sim. Convide membros da equipa para a área de trabalho da sua empresa; os dados de cada empresa ficam separados dos de todas as outras.
Comece por como acompanhar faturas por pagar ou veja o período experimental de 7 dias e os planos.