Pode automatizar os lembretes de faturas de três formas: com uma folha de cálculo e alertas de calendário, com a função de lembretes do seu software de contabilidade ou de faturação, ou com uma ferramenta dedicada de lembretes de pagamento. Uma folha de cálculo é gratuita, mas continua a obrigá-lo a enviar cada mensagem. Os lembretes do software de contabilidade são práticos quando todas as faturas já lá estão, mas normalmente só oferecem e-mail e um calendário limitado. Uma ferramenta dedicada envia um calendário completo — antes, no dia e depois do vencimento — em vários canais e para automaticamente quando regista o pagamento.
As três abordagens num relance
| O que precisa | Folha de cálculo + calendário | Lembretes do software de contabilidade | Ferramenta dedicada de lembretes |
|---|---|---|---|
| Custo | Gratuito | Normalmente incluído no seu plano | Subscrição à parte |
| Quem envia a mensagem | Você, à mão | O software | O software |
| Lembretes antes do vencimento | Só se criar alertas | Depende do produto | Sim |
| Vários passos depois do vencimento | Manual | Muitas vezes um ou dois | Um calendário completo e editável |
| Canais | O que enviar você mesmo | Sobretudo e-mail | E-mail e, muitas vezes, SMS e WhatsApp |
| Para quando é pago | Só se se lembrar | Sim, para faturas pagas lá dentro | Sim, quando regista o pagamento |
| Faturas criadas noutro sítio | Sim | Não — as faturas têm de estar lá | Sim, por introdução, importação ou API |
| Pagamentos recorrentes | Manual | Depende | Sim, lembrados automaticamente |
1. Folha de cálculo e alertas de calendário
Liste cada fatura com o cliente, o montante e a data de vencimento e crie lembretes no calendário alguns dias antes e depois de cada vencimento. Quando um alerta dispara, envia você a mensagem.
Indicado para: um punhado de faturas por mês. Limites: nada é enviado se você não o fizer, os seguimentos falham nas semanas mais cheias e é fácil lembrar alguém que já pagou.
2. Lembretes incluídos no software de contabilidade ou de faturação
Muitos produtos de contabilidade e de faturação podem enviar por e-mail um lembrete quando uma fatura que emitiram fica em atraso. Se todas as faturas que envia são criadas nesse software, esta é a opção mais rápida de ativar.
Indicado para: empresas que emitem todas as faturas a partir de um único sistema de contabilidade. Limites: normalmente os lembretes só abrangem as faturas criadas lá, costumam ser apenas por e-mail e seguem um padrão fixo, com pouco controlo sobre prazos, texto, horário de envio ou fins de semana. Veja o que o seu software oferece antes de decidir.
3. Uma ferramenta dedicada de lembretes de pagamento
Uma ferramenta dedicada concentra-se numa tarefa: acompanhar o que cada cliente deve e enviar lembretes segundo um calendário até ser pago. Regista a cobrança uma vez — ou importa-a — e a ferramenta trata do acompanhamento, seja qual for o sistema que usou para criar a fatura.
Indicado para: freelancers, agências e pequenas empresas com faturas regulares, vários clientes ou pagamentos recorrentes, e para quem quer SMS ou WhatsApp além do e-mail. Limites: é mais uma subscrição, e precisa de registar os pagamentos para que os lembretes parem.
Como escolher
- Menos de cerca de cinco faturas por mês? Uma folha de cálculo e um calendário podem chegar.
- Todas as faturas emitidas a partir de um sistema de contabilidade e o e-mail chega? Experimente primeiro os lembretes incluídos.
- Faturas de vários sítios, pagamentos recorrentes, ou quer controlar cada passo e canal? Uma ferramenta dedicada é a que mais tempo poupa.
Seja qual for a escolha, o calendário conta mais do que a ferramenta: lembre alguns dias antes do vencimento, no dia e depois. Veja quando enviar lembretes de pagamento.
Configurar no RemindCash
O RemindCash é uma ferramenta dedicada de lembretes. Adicione uma cobrança — cliente, montante e data de vencimento — ou importe muitas de CSV ou Excel. Cada empresa começa com um lembrete 3 dias antes, no dia do vencimento e 3 dias depois; pode acrescentar passos, alterar o texto dos seus modelos aprovados, definir o horário de envio e ignorar os fins de semana. Os lembretes saem em nome da sua empresa e param quando marca a cobrança como paga, a coloca em pausa ou regista uma disputa. O e-mail está incluído nos planos; o SMS e o WhatsApp vão usar créditos pré-pagos à parte quando cada canal estiver ativo. Veja como o RemindCash automatiza os lembretes de faturas e os preços.