U kunt factuurherinneringen op drie manieren automatiseren: met een spreadsheet plus kalenderwaarschuwingen, met de herinneringsfunctie van uw boekhouding of facturatiesoftware, of met een speciale betalingsherinnering tool. Een spreadsheet is gratis, maar moet je nog steeds elk bericht te sturen. Accounting-software herinneringen zijn handig wanneer elke factuur woont er al, maar meestal bieden e-mail alleen en beperkte planning. A Dedicated tool stuurt een volledige schema .Voor, op en na de vervaldatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
De drie benaderingen in één oogopslag
| Wat je nodig hebt. | Spreadsheet + agenda | Herinneringen aan boekhoudsoftware | Toegepaste herinneringstool |
|---|---|---|---|
| Kosten | Vrij | Meestal opgenomen in uw plan | Apart abonnement |
| Wie stuurt het bericht? | Jij, met de hand | De software | De software |
| Herinnering vóór de vervaldatum | Alleen als u waarschuwingen instelt | Varieert per product | Ja. |
| Verschillende stappen na de vervaldatum | Handmatig | Vaak een of twee | Een volledig, bewerkbaar schema |
| Kanalen | Wat je jezelf ook toestuurt | Meestal e-mail | E-mail, vaak SMS en WhatsApp |
| Stopt wanneer betaald | Alleen als je het je herinnert. | Ja, voor facturen die erin zijn betaald | Ja, als je de betaling registreert |
| Andere facturen | Ja. | Geen facturen mogen daar wonen. | Ja, door invoer, import of API |
| Terugkerende betalingen | Handmatig | Varieert | Ja, automatisch herinnerd |
1. Spreadsheet en kalender waarschuwingen
Geef elke factuur aan met de klant, het bedrag en de vervaldatum, en stel vervolgens een paar dagen voor en na elke vervaldatum agendaherinneringen in. Wanneer een waarschuwing brandt, verstuurt u het bericht zelf.
Goed voor: een handvol facturen per maand. Limits: niets wordt verzonden tenzij je het doet, follow-ups slip op drukke weken, en het is gemakkelijk om iemand te herinneren die al heeft betaald.
2. Herinnering ingebouwd in de boekhouding of facturatie software
Veel boekhoud- en factureringsproducten kunnen een herinnering e-mailen wanneer een factuur die ze hebben uitgegeven te laat komt. Als elke factuur die u verzendt wordt gemaakt in die software, is dit de snelste optie om in te schakelen.
Goed voor: bedrijven die alle facturen van een boekhoudsysteem uitgeven. Limmits: de herinneringen meestal alleen betrekking hebben op facturen die er zijn gemaakt, zijn typisch e-mail-only en volg een vast patroon met beperkte controle over timing, formulering, uren of weekends verzenden. Controleer wat uw eigen software biedt voordat u beslist.
3. Een speciale betaalherinneringshulpmiddel
Een speciale tool richt zich op één taak: bijhouden wat elke klant verschuldigd is en het verzenden van herinneringen op een schema totdat het wordt betaald. U registreert de te ontvangen eenmaal . . of importeert het . . en de tool behandelt de follow-up, wat dan ook systeem dat u gebruikt om de factuur aan te maken.
Goed voor: freelancers, agentschappen en kleine bedrijven met regelmatige facturen, meerdere klanten of terugkerende betalingen, en iedereen die wil SMS of WhatsApp evenals e-mail. Grenswaarden: Het is een ander abonnement, en je moet betalingen registreren, zodat herinneringen stoppen.
Hoe te kiezen
- Fewer dan ongeveer vijf facturen per maand? Een spreadsheet en kalender kan voldoende zijn.
- Alle facturen van één boekhoudsysteem en e-mail is genoeg? Probeer eerst de ingebouwde herinneringen.
- Facturen van verschillende plaatsen, terugkerende betalingen, of wilt u controle over elke stap en kanaal? Een speciale tool bespaart de meeste tijd.
Wat u ook kiest, het schema is belangrijker dan het gereedschap: herinner een paar dagen voor de vervaldatum, erop en erna. Zie Wanneer moet u betalingsherinneringen versturen.
Instellen in RemindCash
RemindCash is een speciale herinnering tool. Voeg een te ontvangen . bedrag en vervaldatum . . of import veel van CSV of Excel. Elk bedrijf begint met een herinnering 3 dagen voor, op de vervaldatum en 3 dagen daarna; u kunt Voeg stappen toe, wijzig de formulering van uw goedgekeurde templates, stel uren versturen en sla weekends. Herinneringen gaan uit in de naam van uw bedrijf en stop wanneer u markeert de te ontvangen betaalde, pauzeer of een geschil registreren. E-mail is opgenomen in de plannen; SMS en WhatsApp zullen gebruik maken van afzonderlijke prepaid credits zodra elk kanaal is ingeschakeld. Zie Hoe RemindCash automatiseert factuurherinneringen en prijsstelling.