Invoice herinneringssoftware houdt een lijst bij van de facturen die uw klanten verschuldigd zijn, stuurt een korte reeks herinneringen rond elke vervaldatum en stopt zodra een factuur betaald wordt. Het vervangt de handleiding routine van het controleren van de vervaldata, het schrijven van follow-up e-mails en herinneren wie al is herinnerd.
Het probleem dat het oplost
Late facturen zijn zelden een geschil. Meer vaak werd de factuur vergeten, ging naar de verkeerde persoon of wacht op goedkeuring. De kosten landt op u: tijd besteed aan het controleren spreadsheets, ongemakkelijke follow-ups en facturen die weken wegglijden omdat niemand de tweede herinnering stuurde.
Dit heeft gevolgen voor de meeste bedrijven die factuur na het werk is gedaan:
- Freelancers en consultants die een handvol klanten factureren en hun eigen admin doen.
- Agencies en studio's met veel client projecten en verschillende mensen betrokken bij facturering.
- Small service bedrijven met regelmatige klanten en terugkerende maandelijkse facturen.
Hoe werkt een factuurherinneringsworkflow?
- Beschrijf de factuur .Klant, bedrag, valuta, vervaldatum en, optioneel, uw eigen betaallink.
- Kies een schema . Bijvoorbeeld 3 dagen voor, op de vervaldatum en 3 dagen na.
- Verbeter de formulering een template per stap, ingevuld met de details van elke factuur.
- Let it run Elke herinnering gaat uit op het geplande tijdstip.
- Record de betaling herinneringen stoppen. Een gedeeltelijke betaling update het resterende saldo.
Hoe RemindCash factuurherinneringen behandelt
| Stap | Wat doet RemindCash |
|---|---|
| Toevoegen van facturen | Voer vorderingen handmatig in, importeer ze uit CSV of Excel met een gecontroleerd voorbeeld, of maak concepten aan via de openbare API met een geldige bedrijfssleutel. |
| Schema | Elk bedrijf begint met 3 dagen voor, op de vervaldatum en 3 dagen na. U kunt toevoegen, verwijderen of verplaatsen stappen. |
| Tijdschema | Herinneringen gaan alleen uit binnen uw toegestane uren in uw tijdzone (09:00.18:00 standaard, weekends vrij) en verhuizen naar de volgende toegestane tijd in plaats van twee keer verzonden. |
| Woorden | U bekijkt en keurt elk sjabloon goed; de naam van de klant, het bedrag en de vervaldatum worden ingevuld voor elke factuur. |
| Stoppen | Het markeren van een betaalde, gepauzeerde, betwiste of geannuleerde factuur stopt toekomstige herinneringen. Klanten die zich afmelden worden niet gecontacteerd. |
| Afzender | E-mails tonen uw bedrijfsnaam en komen van een geverifieerd RemindCash adres totdat u uw eigen domein controleert. |
RemindCash markeert nooit een factuur zoals die op zichzelf wordt betaald: een geleverde herinnering is geen betaling.
Voorbeeld: een studio met twaalf open facturen
Een ontwerp studio geeft facturen aan het einde van elk project met 14-dagen voorwaarden. Het importeert haar open facturen van een CSV-export, houdt de standaard schema en voegt een vierde herinnering op 10 dagen te laat. gewoon vergeten zijn zie de voor-verwachte herinnering; degenen die nog niet betaald krijgen een beleefde nota op de vervaldatum en een follow-up drie dagen later. Wanneer een klant betaalt, de studio neemt het op en die klant blijft Herinneringen worden geannuleerd. Het team treedt alleen persoonlijk in voor de facturen die nog open zijn na de laatste herinnering.
Wat doet RemindCash niet?
- Het doet niet facturen te maken of factuur PDF's te houden van uw facturatie of boekhoudkundige tool.
- Het doet not het verzamelen van betalingen uw klant betaalt u rechtstreeks, bijvoorbeeld via uw eigen betaling link.
- Het is not een incassobureau en geeft geen juridisch advies. Formeel herstel stappen blijven bij u en uw adviseurs.
Kies voor factuurherinneringssoftware
Welke tool u ook overweegt, controleer of het u toelaat het schema te bewerken, stopt automatisch bij betaling of geschil, stuurt van een geverifieerde afzender, respecteert kantooruren en tijdzones, en rapporteert de levering eerlijk . "aanvaard door de aanbieder" is niet hetzelfde als "aangeleverd."
Vragen en antwoorden
Kunnen factuurherinneringen volledig geautomatiseerd worden?
Het routine gedeelte kan: het plannen, verzenden en stoppen van de betaling. Beslissingen zoals het aanbieden van een betalingsplan of het nemen van formele stappen moeten bij een persoon blijven.
Kan ik het herinneringsbericht wijzigen?
Ja. U schrijft of bewerkt elk sjabloon, een voorbeeld ervan en keurt het goed voordat het wordt gebruikt. Niets wordt verzonden zonder een goedgekeurde sjabloon.
Hoeveel kost het?
Er is een 7-daagse proef zonder creditcard, gevolgd door de Basic en Pro plannen . Zie prijs . E-mailherinneringen zijn opgenomen binnen de grenzen van uw plan.
Begin met de follow-up guide en pas de reminder e-mail templates aan voor je eigen reeks.