Een betrouwbare default is drie herinneringen: 3 dagen voor de vervaldatum, op de vervaldatum en 3 dagen erna. Als de factuur nog steeds onbetaald is, volgt u opnieuw 7 dagen na, en stuur een laatste kennisgeving op ongeveer 30 dagen. Spatie van de berichten uit, stuur ze tijdens kantooruren in de tijdzone van uw klant en stop zodra de betaling arriveert.
Een schema waarmee je kunt beginnen
| Tijdschema | Doel | Toon |
|---|---|---|
| 7 dagen vóór (facultatief) | Vroegtijdige kennisgeving voor grote facturen of lange goedkeuringsprocedures | Met dank aan |
| 3 dagen vóór | Laat de klant de betaling plannen | Vriendelijk |
| Op de vervaldatum | Korte opmerking over "vervallen vandaag" | Neutraal |
| 3 dagen na | Vergeten visfacturen | Vriendelijk |
| 7.010 dagen na | Tweede vervolg | Wissen |
| Ongeveer 14 dagen na | Stevigere herinnering met een deadline | Bedrijf |
| Ongeveer 30 dagen na | Laatste kennisgeving met volgende stappen | Formeel |
U zult niet elke stap nodig hebben voor elke factuur, de latere stappen zijn er voor facturen nog open na de eerste herinneringen.
Hoeveel dagen voor de vervaldatum?
Drie dagen daarvoor is een goede standaard: vroeg genoeg voor de klant om een bankoverschrijving plannen of goedkeuring krijgen, laat genoeg om nog te worden herinnerd. Voeg een herinnering ongeveer een week eerder voor grote bedragen, nieuwe klanten of bedrijven met een formele goedkeuringsprocedure.
Waarom herinner je je dat voor de vervaldatum?
Het is de enige herinnering die kan voorkomen dat een late betaling in plaats van achter een. Het geeft uw klant tijd om de betaling goed te keuren, vangen facturen die naar het verkeerde adres ging en maakt betalen op tijd de gemakkelijke optie. Hou het kort en beleefd.
De beste tijd om te verzenden
- **Business uren in de tijdzone van de klant ** is een veilige keuze; vermijd vroege ochtenden, late avonden en nachten.
- Werkdagen Skip weekends en feestdagen waar uw klant is gevestigd.
- Zomer- en wintertijd — als u over tijdzones heen plant, gebruik dan een hulpmiddel dat lokale tijden correct berekent in plaats van een vast UTC-uur.
Hoeveel herinneringen zijn er te veel?
Een goede regel is niet meer dan een bericht om de paar dagen en een per stap. Als meerdere herinneringen onbeantwoord zijn gebleven, veranderen de aanpak . . call, of schrijven naar een ander contact in plaats van het verzenden van meer van hetzelfde.
Aanpassing van het schema
| Situatie | Voorgestelde wijziging |
|---|---|
| Grote factuur of nieuwe klant | Voeg de 7 dagen-voor herinnering toe. |
| 30- of 60-daagse betalingsvoorwaarden | Houd de voorafgaande aanmaning; goedkeuringen nemen tijd in beslag. |
| Terugkerende maandelijkse betaling | Een herinnering een paar dagen voor elke vervaldatum is vaak genoeg. |
| Lange klant die altijd betaalt | Alleen al een termijnherinnering kan genoeg zijn. |
| Betwiste factuur | Stop met herinneringen totdat het geschil is opgelost. |
Wat moet elke herinnering bevatten
Het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum; een betalingslink of gegevens; en een manier om te antwoorden. Kopiëren-ready formulering voor elke stap is in de betaling herinnering e-mail templates.
Het schema op de automatische piloot zetten
RemindCash start elk bedrijf met het 3-voor / dead-date / 3-na schema, die u kunt verlengen of wijzigen. Herinneringen gaan alleen uit binnen uw toegestane uren in de juiste tijdzone, daglicht-besparende wijzigingen inbegrepen, en worden standaard in het weekend overgeslagen. Ze stoppen wanneer de te ontvangen bedragen worden betaald, gepauzeerd of betwist. Zie Hoe RemindCash factuurherinneringen stuurt.