A par défaut fiable est trois rappels : 3 jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance et 3 jours après. Si la facture n'est toujours pas réglée, recommencer 7-10 jours après la date d'échéance, puis environ 14 jours après, et envoyer un avis final à environ 30 jours. Espacer les messages, les envoyer pendant les heures d'ouverture dans le fuseau horaire de votre client et s'arrêter dès que le paiement arrive.
Un programme que vous pouvez commencer par
| Calendrier | Objet | Tonalité |
|---|---|---|
| 7 jours avant (facultatif) | Préavis pour les factures importantes ou les processus d'approbation longs | Avec courtoisie |
| 3 jours avant | Permet au client de programmer le paiement | C'est amical |
| À la date d'échéance | Courte note "due aujourd'hui" | Neutre |
| 3 jours après | Captures de factures oubliées | C'est amical |
| 7-10 jours après | Deuxième suivi | Effacer |
| Environ 14 jours après | Rappel plus ferme avec une date limite | Entreprise |
| Environ 30 jours après | Avis final avec les prochaines étapes | Forme |
Vous n'aurez pas besoin de chaque étape pour chaque facture — les étapes ultérieures sont là pour les factures toujours ouvertes après les premiers rappels.
Combien de jours avant la date d'échéance ?
Trois jours avant est un bon défaut: assez tôt pour que le client planifie un virement bancaire ou obtenir l'approbation, assez tard pour qu'on se souvienne encore. Ajoutez un rappel environ une semaine avant pour de grandes quantités, de nouveaux clients ou les entreprises ayant un processus d'approbation officiel.
Pourquoi le rappeler avant la date d'échéance ?
C'est le seul rappel qui peut empêcher un retard de paiement au lieu de le poursuivre. Il donne à votre client le temps d'approuver le paiement, attraper les factures qui sont allées à la mauvaise adresse et fait payer à temps l'option facile. Garde ça court et courtois.
Le meilleur moment pour envoyer
- Heures d'ouverture dans le fuseau horaire du client — le milieu du matin est un choix sûr; évitez les matins, les soirs et les nuits.
- Days de travail — sauter les week-ends et jours fériés où votre client est basé.
- Modifications d'économies de lumière — Si vous planifiez dans les fuseaux horaires, utilisez un outil qui calcule correctement les heures locales plutôt qu'une heure UTC fixe.
Combien de rappels sont trop nombreux ?
Une bonne règle n'est pas plus qu'un message tous les quelques jours et un par étape. Si plusieurs rappels sont restés sans réponse, changez d'approche — appeler ou écrire à un autre contact — plutôt que d'envoyer plus de la même chose.
Adapter le calendrier
| Situation actuelle | Changements proposés |
|---|---|
| Grande facture ou nouveau client | Ajouter les 7 jours avant le rappel. |
| Modalités de paiement de 30 ou 60 jours | Gardez le rappel avant la date limite; les approbations prennent du temps. |
| Paiement mensuel récurrent | Un rappel quelques jours avant chaque date d'échéance suffit souvent. |
| Client de longue date qui paie toujours | Un rappel à la date d'échéance seule peut être assez. |
| Facture contestée | Arrêtez les rappels jusqu'à ce que le différend soit réglé. |
Ce que chaque rappel doit inclure
Le numéro de facture, le montant et la date d'échéance, un lien de paiement ou des détails, et une façon de répondre.](/fr/templates/payment-reminder-email).
Mettre l'horaire sur le pilote automatique
RemindCash commence chaque entreprise avec le 3-avant / date d'échéance / 3-après l'horaire, que vous pouvez prolonger ou changer. Rappels sortir seulement dans les heures autorisées dans le bon fuseau horaire, changements d'économie de l'heure inclus, Ils s'arrêtent lorsque la créance est payée, suspendue ou contestée. Voir comment RemindCash envoie des rappels de facture.