A confiable predeterminado es tres recordatorios: 3 días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento y 3 días después de ella. Si la factura todavía no está pagada, siga de nuevo 7 a 10 días después de la fecha de vencimiento, luego alrededor de 14 días después, y enviar un aviso final a unos 30 días. Espaciar los mensajes, enviarlos durante horas de negocios en la zona horaria de su cliente y parar tan pronto como llegue el pago.
Un horario que puedes empezar con
| Horas | Propósito | Tone |
|---|---|---|
| 7 días antes (opcional) | Aviso anticipado para grandes facturas o procesos de aprobación prolongados | Courtesy |
| 3 días antes | Permite al cliente programar el pago | Amistad |
| En la fecha prevista | Nota corta "debemos hoy" | Neutral |
| 3 días después | Cápsulas olvidadas facturas | Amistad |
| 7 a 10 días después | Segundo seguimiento | Despejado |
| Unos 14 días después | recordatorio más firme con un plazo | Firma |
| Unos 30 días después | Aviso final con los próximos pasos | Formal |
No necesitarás cada paso para cada factura: los pasos posteriores están ahí para facturas aún abiertas después de los primeros recordatorios.
¿Cuántos días antes de la fecha prevista?
Tres días antes es un buen defecto: lo suficientemente temprano para que el cliente programe una transferencia bancaria o obtenga aprobación, lo suficientemente tarde como para ser recordado. Añada un recordatorio sobre una semana antes para grandes cantidades, nuevos clientes o empresas con un proceso formal de aprobación.
¿Por qué recordar antes de la fecha prevista?
Es el único recordatorio que puede prevenir un pago tardío en lugar de perseguir uno. Le da a su cliente tiempo para aprobar el pago, captura facturas que fueron a la dirección equivocada y hace pagar a tiempo la opción fácil. Mantenlo corto y cortés.
El mejor tiempo para enviar
- Horario de negocios en la zona horaria del cliente — mid-morning es una opción segura; evitar mañanas tempranos, tardes y noches.
- Días de trabajo — skip weekends and public holidays where your customer is based.
- Cambios de ahorro de luz — si usted programa en zonas horarias, utilice una herramienta que calcula los tiempos locales correctamente en lugar de una hora fija de UTC.
¿Cuántos recordatorios son demasiados?
Una buena regla no es más que un mensaje cada pocos días y uno por paso. Si varios recordatorios han ido sin respuesta, cambie el enfoque —llame o escriba a otro contacto— en lugar de enviar más de lo mismo.
Adaptación del horario
| Situación | Cambio propuesto |
|---|---|
| Gran factura o nuevo cliente | Agregue el recordatorio de 7 días antes. |
| Términos de pago de 30 o 60 días | Mantenga el recordatorio antes de que se haga cargo; las aprobaciones llevan tiempo. |
| Pago mensual recurrente | Un recordatorio unos días antes de que cada fecha de vencimiento sea suficiente. |
| Cliente de larga data que siempre paga | Un recordatorio de la fecha prevista por sí solo puede ser suficiente. |
| Factura controvertida | Deje los recordatorios hasta que se resuelva la disputa. |
Lo que cada recordatorio debe incluir
El número de factura, la cantidad y la fecha de vencimiento; un enlace de pago o detalles; y una manera de responder. La redacción lista para cada paso está en el pago recordatorio plantillas de correo electrónico.
Poniendo el horario en piloto automático
RemindCash comienza cada empresa con el programa 3-antes / fecha de vencimiento / 3-después, que se puede extender o cambiar. Los recordatorios salen sólo dentro de las horas permitidas en la zona horaria correcta, cambios que ahorran la luz del día incluidos, y se saltan los fines de semana por defecto. Se detienen cuando el crédito es pagado, pausado o disputado. Ver cómo RemindCash envía recordatorios de facturas.