Invoice Mahnsoftware führt eine Liste der Rechnungen, die Ihre Kunden schulden, sendet eine kurze Reihe von Mahnungen um jedes Fälligkeitsdatum und stoppt, sobald eine Rechnung bezahlt wird. Es ersetzt das Handbuch Routine der Überprüfung von Fälligkeitsdaten, des Schreibens von Folge-E-Mails und des Erinnerns daran, wer bereits erinnert wurde.
Das Problem, das es löst
Verspätete Rechnungen sind selten ein Streit, häufiger wurde die Rechnung vergessen, ging an die falsche Person oder wartet auf die Genehmigung, die Kosten landen auf Ihnen: Zeit für das Überprüfen von Tabellenkalkulationen, unbequeme Nachverfolgungen und Rechnungen, die wochenlang rutschen, weil niemand die zweite erinnerung gesendet hat.
Dies betrifft die meisten Unternehmen, die nach der Arbeit in Rechnung stellen:
- Freelancer und Berater, die eine Handvoll Kunden in Rechnung stellen und ihren eigenen Administrator durchführen.
- Agencies und Studios mit vielen Kundenprojekten und mehreren Personen, die an der Abrechnung beteiligt sind.
- Small Service-Unternehmen mit Stammkunden und wiederkehrenden monatlichen Rechnungen.
Wie funktioniert ein Rechnungserinnerungsworkflow
- Record die Rechnung — Kunde, Betrag, Währung, Fälligkeitsdatum und optional Ihren eigenen Zahlungslink.
- Wählen Sie einen Zeitplan - zum Beispiel 3 Tage vorher, am Fälligkeitsdatum und 3 Tage danach.
- Genehmigen Sie den Wortlaut — eine Vorlage pro Schritt, ausgefüllt mit den Daten jeder Rechnung.
- Lassen Sie es laufen - jede Erinnerung erlischt zum geplanten Zeitpunkt.
- Record the payment — recalls stop.
Wie RemindCash Rechnungserinnerungen verarbeitet
| Schritt | Was RemindCash tut |
|---|---|
| Hinzufügen von Rechnungen | Erfassen Sie Forderungen manuell, importieren Sie sie mit geprüfter Vorschau aus CSV oder Excel oder erstellen Sie Entwürfe über die öffentliche API mit einem berechtigten Unternehmensschlüssel. |
| Zeitplan | Jedes Unternehmen beginnt mit 3 Tagen vorher, am Fälligkeitsdatum und 3 Tagen danach. |
| Zeitplan | Erinnerungen gehen nur innerhalb der erlaubten Stunden in Ihrer Zeitzone aus (standardmäßig 09:00-18:00 Uhr, Wochenenden frei) und bewegen sich zur nächsten erlaubten Zeit, anstatt zweimal gesendet zu werden. |
| Wortlaut | Sie sehen und genehmigen jede Vorlage; Kundenname, Betrag und Fälligkeitsdatum werden für jede Rechnung ausgefüllt. |
| Anhalten | Durch das Markieren einer bezahlten, angehaltenen, bestrittenen oder stornierten Rechnung werden zukünftige Mahnungen gestoppt. |
| Sender | E-Mails zeigen Ihren Firmennamen an und stammen von einer verifizierten RemindCash-Adresse, bis Sie Ihre eigene Domain verifizieren. |
RemindCash kennzeichnet niemals eine Rechnung als selbst bezahlt: Eine gelieferte Erinnerung ist keine Zahlung.
Beispiel: ein Studio mit zwölf offenen Rechnungen
Ein Designstudio stellt am Ende jedes Projekts Rechnungen mit 14-tägigen Laufzeiten aus. Es importiert seine offenen Rechnungen aus einem CSV-Export, hält den Standardplan ein und fügt eine vierte Mahnung bei 10 Tagen überfällig hinzu. Wer noch nicht bezahlt hat, bekommt eine höfliche Notiz über das Fälligkeitsdatum und eine Nachverfolgung drei Tage später. Wenn ein Kunde zahlt, nimmt das Studio es auf und der Kunde bleibt übrig. Erinnerungen werden storniert. Das Team greift nur persönlich für die Rechnungen ein, die nach der letzten Erinnerung noch offen sind.
Was RemindCash nicht tut
- not erstellt Rechnungen oder Rechnungs-PDFs - behalten Sie Ihr Rechnungsstellungs- oder Buchhaltungs-Tool bei.
- not sammelt Zahlungen - Ihr Kunde zahlt Ihnen direkt, zum Beispiel über Ihren eigenen Zahlungslink.
- Es ist ke ein Inkassobüro und gibt keine Rechtsberatung.
Auswählen der Rechnungserinnerungssoftware
Unabhängig davon, welches Tool Sie in Betracht ziehen, überprüfen Sie, ob Sie den Zeitplan bearbeiten können, automatisch bei Zahlungen oder Streitigkeiten gestoppt werden, von einem verifizierten Absender gesendet werden, Geschäftszeiten und Zeitzonen respektiert werden und die Lieferung ehrlich gemeldet wird - "vom Anbieter akzeptiert" ist nicht dasselbe wie "geliefert".
Fragen und Antworten
Können Rechnungserinnerungen vollständig automatisiert werden?
Der Routineteil kann: Planung, Versenden und Anhalten der Zahlung. Entscheidungen wie das Anbieten eines Zahlungsplans oder das Ergreifen formeller Schritte sollten bei einer Person bleiben.
Kann ich die Erinnerungsnachricht ändern?
Ja. Sie schreiben oder bearbeiten jede Vorlage, sehen sie in der Vorschau an und genehmigen sie, bevor sie verwendet wird. Nichts wird ohne eine genehmigte Vorlage gesendet.
Wie viel kostet es?
Es gibt eine 7-tägige Testversion ohne Kreditkarte, gefolgt von den Basic- und Pro-Plänen - siehe Preise. E-Mail-Erinnerungen sind in den Grenzen Ihres Plans enthalten.]
Beginnen Sie mit dem Follow-up-Guide] und passen Sie die Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen für Ihre eigene Sequenz an.