Um eine unbezahlte Rechnung zu verfolgen, überprüfen Sie zuerst, ob die Rechnung korrekt und nicht bereits bezahlt wurde, und senden Sie dann eine kurze, freundliche Erinnerung am oder kurz nach dem Fälligkeitsdatum. fester Zeitplan mit einem allmählich festeren Ton, wechseln Sie nach zwei unbeantworteten E-Mails zu einem Telefonanruf und senden Sie eine klare endgültige Mitteilung, bevor Sie einen formellen Schritt unternehmen. Beginnen Sie vorsichtig: Eine unbezahlte Rechnung wird oft vergessen, Fehl am Platz oder warten auf Genehmigung, anstatt abgelehnt zu werden.
Kurz gesagt
- Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen, bevor Sie jagen.
- Erste Erinnerung: freundlich, spezifisch, leicht zu handeln.
- Folgen Sie einem Zeitplan, nicht Ihrer Stimmung; Eskalieren Sie einen Schritt nach dem anderen.
- Kanal wechseln, wenn E-Mails unbeantwortet bleiben.
- Bieten Sie einen Plan an, wenn der Kunde Probleme hat.
- Endgültige Mitteilung nur mit Konsequenzen, die Sie tatsächlich anwenden können.
1. Überprüfen Sie, bevor Sie jagen
- War die Rechnung sent und an die right person? Viele Unternehmen leiten Rechnungen an eine Rechnungs- oder Kontoadresse und nicht an Ihren Projektkontakt weiter.
- Sind amount, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdetails korrekt?
- Hat eine Zahlung already angekommen, die Sie noch nicht übereinstimmen?
- Haben Sie den payment-Bedingungen schriftlich zugestimmt, wie z. B. "fällig innerhalb von 14 Tagen"?
2. Senden Sie eine freundliche erste Erinnerung
Senden Sie es am Fälligkeitsdatum oder innerhalb weniger Tage danach. Erwähnen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum, fügen Sie einen Zahlungslink oder Bankdaten hinzu und laden Sie eine Antwort ein, wenn etwas nicht stimmt. Die erste Nachricht ist, die Zahlung des einfachsten nächsten Schritts zu machen.
"Hallo Alex, nur eine kurze Erinnerung daran, dass die Rechnung 1042 für 1.250 $ am 15. Oktober fällig war. Sie können hier bezahlen: [Link]. Wenn Sie sie bereits gesendet haben, danke - bitte ignorieren Sie diese Notiz."
3. Einhaltung eines Zeitplans
Entscheiden Sie die Sequenz im Voraus, damit Sie nicht jedes Mal eine neue Nachricht erstellen, wenn Sie sich erinnern:
| Wann | Ton | Was zu sagen ist |
|---|---|---|
| Fälligkeitsdatum | Neutral | Die Rechnung ist heute fällig; hier ist der Link. |
| 3–7 Tage zu spät | Freundlich | Es ist vielleicht durchgerutscht; hier ist wieder der Link. |
| 10-14 Tage zu spät | Direkt | Es ist jetzt zwei wochen überfällig; bitte zahlen sie bis zu einem bestimmten datum oder sagen sie mir, was es aufhält. |
| Etwa 30 Tage zu spät | Formal | Letzte Erinnerung mit einer Frist und dem nächsten Schritt, den Sie unternehmen werden. |
Kopierbereite Formulierung für jede Stufe ist in der Zahlungserinnerung E-Mail-Vorlagen; Timing ist in wann Zahlungserinnerungen senden] abgedeckt.
4. Den Ton richtig machen
- Be spezifisch, nicht emotional. Beträge, Daten und Referenzen halten die Nachricht sachlich.
- Ask one thing. "Könnten Sie bis Freitag bezahlen?" ist klarer als mehrere Fragen.
- Vermeiden Sie die Schuld. "Unsere Aufzeichnungen zeigen, dass die Rechnung noch offen ist" funktioniert besser als "Sie haben nicht bezahlt".
- Eskalieren Sie schrittweise. Ändern Sie eine Sache nach der anderen - eine festere Betreffzeile, dann eine Frist, dann eine Konsequenz.
5. Ändern Sie den Kanal
Wenn zwei E-Mails unbeantwortet bleiben, wird die Nachricht wahrscheinlich nicht gelesen. Rufen Sie an, senden Sie einen kurzen Text, wenn Sie normalerweise so kommunizieren (Beispiele]) oder schreiben Sie an einen anderen Kontakt, z. B. die Person, die genehmigt hat. die Arbeit.
6. Bieten Sie einen Weg nach vorn
Wenn Ihr Kunde Probleme hat, wird ein realistischer Plan Sie häufiger bezahlen als der Druck. Bieten Sie Raten oder ein neues Datum an und bestätigen Sie die Vereinbarung schriftlich.
7. Senden Sie eine endgültige Mitteilung vor formellen Schritten
Geben Sie den überfälligen Betrag, eine bestimmte Frist und was als nächstes passiert - zum Beispiel weitere Arbeiten anhalten oder verspätete Gebühren ** anwenden, wenn Ihr Vertrag es ihnen erlaubt**. Erwähnen Sie nur die Konsequenzen, die Sie vorbereitet sind Sprechen Sie mit einem Buchhalter oder Anwalt über die Regeln, in denen Sie und Ihr Mandant ansässig sind.
8. Führen Sie eine Aufzeichnung
Notieren Sie sich, was Sie gesendet haben, wann und wie der Kunde geantwortet hat. Eine klare Historie macht spätere Gespräche und jeden formellen Schritt viel einfacher.
Szenarien
- Freelancer, Einzelkundenprojekt: halten Sie es persönlich - eine kurze E-Mail am Fälligkeitsdatum, eine zweite eine Woche später, dann einen Anruf.
- Agency mit vielen Kunden: vereinbaren, wer Follow-ups besitzt, verwenden Sie den gleichen Zeitplan für jeden Kunden und schreiben Sie an den Abrechnungskontakt sowie den Projektleiter.
- Kleinunternehmen mit Stammkunden: Eine Erinnerung ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum macht oft die meiste Arbeit; Kunden, die jeden Monat bezahlen, brauchen selten mehr als einen Anstoß.
Fehler zu vermeiden
Wochen vor der ersten Mahnung warten, wütende oder sarkastische Nachrichten senden, jemanden erinnern, der bereits bezahlt hat, viele Nachrichten in kurzer Zeit senden und den Betrag, die Referenz oder wie man bezahlt, weglassen.
Wo Automatisierung passt
Schritte 2 und 3 werden am häufigsten vergessen und lassen sich am leichtesten automatisieren. Mit RemindCash-Rechnungserinnerungen legen Sie den Zeitplan einmal fest, genehmigen den Wortlaut und versenden Erinnerungen pünktlich, bis die Rechnung bezahlt ist. Die persönlichen Schritte — ein Anruf, ein Zahlungsplan und eine abschließende Entscheidung — bleiben bei Ihnen. Wie Sie Zahlungsverzug von vornherein vermeiden, erfahren Sie unter Zahlungsverzug reduzieren.