A gute Zahlungserinnerungs-E-Mail gibt an, was fällig ist, wann es fällig ist und wie zu bezahlen ist - in wenigen kurzen Zeilen mit der Rechnungsnummer im Betreff. Verwenden Sie einen freundlichen Ton vor und am Fälligkeitsdatum. direkter nach ein bis zwei Wochen, und die endgültige Mitteilung sachlich halten; vor dem Absenden die Worte in eckigen Klammern ersetzen.
Welche Vorlage zu verwenden ist
| Phase | Wann zu senden | Ton | Meldebogen |
|---|---|---|---|
| Vorfälligkeitsdatum | 3–7 Tage vor | Freundlich | 1Q] |
| Heute fällig | Fälligkeitsdatum | Neutral | 2Q] |
| Erstes Erinnerungsschreiben | 1–3 Tage zu spät | Freundlich oder formell | 3Q] |
| Zweite Mahnung | 7-10 Tage zu spät | Direkt | 4Q] |
| Überfällige Kündigung | Etwa 14 Tage zu spät | Unternehmen | 5Q] |
| Endgültige Erinnerung | Etwa 30 Tage zu spät | Formal | 6Q] |
| Teilzahlung | Nach einer Teilzahlung | Freundlich | 7Q] |
1. Höfliche Mahnung vor dem Fälligkeitsdatum
Verwenden Sie es für neue Kunden, größere Rechnungen oder Unternehmen mit einem Genehmigungsprozess.
2. Heute fällig
3. Erste überfällige Mahnung
Senden Sie 1-3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum und nehmen Sie an, dass es sich um ein Versehen handelte.
Friendly version — für Kunden, mit denen Sie eng zusammenarbeiten:
Formale Version — für größere Unternehmen oder eine Abrechnungsabteilung:
4. Zweite Mahnung
Etwa 7-10 Tage zu spät. Immer noch höflich, jetzt nach einem Date fragen.
5. Verspätete Kündigung
Etwa 14 Tage zu spät. Geben Sie ein bestimmtes Datum an und bieten Sie einen Weg nach vorne.
6. Mahnung für die Schlusszahlung
Etwa 30 Tage verspätet, vor jedem formalen Schritt. Erwähnen Sie nur Konsequenzen, die Sie im Rahmen Ihres Vertrages beantragen können.
7. Teilzahlung erhalten
Personalisierung der Vorlagen
- USE den Namen der Person, die zahlt, nicht nur den Projektkontakt - und schreiben Sie an die Rechnungsadresse, wenn es eine gibt.
- Mention die Arbeit ("für die Website Redesign"), so dass die Rechnung sofort erkannt wird.
- Match Ihren üblichen Ton. Wenn Sie normalerweise beiläufig schreiben, werden sich die freundlichen Versionen natürlich anfühlen; Für formelle Kunden verwenden Sie die formalen von Anfang an.
- Keep die Zahlungsdetails identisch in jeder Erinnerung, so dass niemand nach ihnen suchen muss.
- Shorten statt lengthen. Erinnerungen werden gescannt, nicht gelesen; Ziel für ein paar kurze Zeilen.
Betreffzeilen, die funktionieren
Setzen Sie die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum oder den Status in die Betreffzeile, halten Sie sie kurz, damit sie nicht auf dem Handy abgeschnitten wird, und vermeiden Sie ALL CAPS oder "URGENT", bevor die Rechnung tatsächlich überfällig ist.
Senden Sie diese automatisch
In RemindCash Sie genehmigen eine Vorlage einmal; sie wird für jeden Kunden mit seinem Namen, Betrag und Fälligkeitsdatum ausgefüllt und auf Ihren Zeitplan gesendet, und Erinnerungen hören auf, wenn die Rechnung bezahlt wird.](/de/solutions/invoice-reminders), oder die Timing-Beratung in wann Zahlungserinnerungen senden].