İyi bir ödeme hatırlatma e-postası neyin, ne zaman ve nasıl ödeneceğini birkaç kısa satırda söyler ve konu satırında fatura numarasını içerir. Vadeden önce ve vade gününde samimi bir ton kullanın, bir-iki hafta sonra daha doğrudan olun ve son uyarıyı nesnel tutun. Göndermeden önce köşeli parantez içindeki ifadeleri değiştirin.
Hangi şablonu ne zaman kullanmalı
| Aşama | Ne zaman | Ton | Şablon |
|---|---|---|---|
| Vade öncesi | 3–7 gün önce | Samimi | 1 |
| Vadesi bugün | Vade gününde | Tarafsız | 2 |
| İlk hatırlatma | 1–3 gün gecikme | Samimi veya resmi | 3 |
| İkinci hatırlatma | 7–10 gün gecikme | Doğrudan | 4 |
| Gecikme bildirimi | Yaklaşık 14 gün gecikme | Kararlı | 5 |
| Son uyarı | Yaklaşık 30 gün gecikme | Resmi | 6 |
| Kısmi ödeme | Kısmi ödemeden sonra | Samimi | 7 |
1. Vade öncesi nazik hatırlatma
Vadeden 3–7 gün önce gönderin.
Konu: [Fatura no] numaralı faturanın vadesi [vade tarihi]
Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
[Fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki faturanızın vadesinin [vade tarihi] olduğunu hatırlatmak isteriz.
Ödemeyi şu bağlantıdan yapabilirsiniz: [ödeme bağlantısı]
IBAN: [IBAN] — Açıklama: [fatura no]
Ödemeyi planladıysanız teşekkür ederiz, yanıt vermenize gerek yok.
Saygılarımızla,
[Adınız]
[İşletme adı]
2. Vadesi bugün
Vade gününde gönderin.
Konu: [Fatura no] numaralı faturanın vadesi bugün
Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
[Fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki faturanızın vadesinin bugün olduğunu hatırlatmak isteriz.
Ödeme bağlantısı: [ödeme bağlantısı]
Faturayla ilgili bir sorunuz olursa bu e-postayı yanıtlamanız yeterli.
Teşekkürler,
[Adınız]
[İşletme adı]
3. İlk gecikme hatırlatması
Vadeden 1–3 gün sonra gönderin. Bir gözden kaçma olduğunu varsayın.
Samimi seçenek — yakın çalıştığınız müşteriler için:
Konu: [Fatura no] numaralı fatura hakkında nazik hatırlatma
Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
Vadesi [vade tarihi] olan [fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki faturanın ödemesi henüz tarafımıza ulaşmadı. Gözden kaçmış olabilir diye yazıyorum.
Ödemeyi şu bağlantıdan yapabilirsiniz: [ödeme bağlantısı]
Ödemeyi yaptıysanız lütfen bu mesajı dikkate almayın; dekontu paylaşırsanız kayıtlarımızı güncelleriz.
İyi çalışmalar,
[Adınız]
Resmi seçenek — büyük şirketler veya muhasebe birimi için:
Konu: Ödeme hatırlatması: [fatura no] numaralı fatura, vade [vade tarihi]
Sayın [Ad Soyad / Muhasebe Birimi],
Kayıtlarımıza göre vadesi [vade tarihi] olan [fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki fatura henüz ödenmemiştir.
Ödemeyi aşağıdaki bilgilerle yapabilir veya işleme almak için bizden bir belgeye ihtiyacınız varsa bildirebilirsiniz.
Ödeme bağlantısı: [ödeme bağlantısı]
Havale/EFT: [IBAN] — Açıklama: [fatura no]
Saygılarımızla,
[Adınız]
[İşletme adı]
4. İkinci hatırlatma
Vadeden yaklaşık 7–10 gün sonra gönderin. Hâlâ nazik, ama daha doğrudan.
Konu: İkinci hatırlatma: [fatura no] numaralı fatura gecikmede
Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
Vadesi [vade tarihi] olan [fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki fatura hâlâ açık görünüyor.
Ödemenin ne zaman yapılacağını bildirebilir misiniz? Faturayla ilgili bir sorun varsa çözmek için memnuniyetle yardımcı olurum.
Ödeme bağlantısı: [ödeme bağlantısı]
Teşekkürler,
[Adınız]
5. Kararlı gecikme bildirimi
Vadeden yaklaşık 14 gün sonra gönderin. Belirli bir tarih verin.
Konu: [Fatura no] numaralı faturanın ödemesi [gün sayısı] gündür gecikmede
Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
[Fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki faturanın ödemesi [gün sayısı] gündür gecikmede. Lütfen ödemeyi en geç [yeni tarih] tarihine kadar yapın.
Çevrim içi ödeme: [ödeme bağlantısı]
Havale/EFT: [IBAN] — Açıklama: [fatura no]
Ödemeyi bölmeniz gerekiyorsa ya da ödemeyi engelleyen bir durum varsa bu e-postayı yanıtlayın, birlikte bir çözüm bulalım.
Saygılarımla,
[Adınız]
[İşletme adı]
6. Son ödeme uyarısı
Herhangi bir resmi adımdan önce, yaklaşık 30 günlük gecikmede gönderin. Yalnızca sözleşmeniz kapsamında uygulayabileceğiniz sonuçlardan söz edin.
Konu: Son hatırlatma: [fatura no] numaralı fatura
Sayın [Ad Soyad],
Önceki hatırlatmalarımıza rağmen vadesi [vade tarihi] olan [fatura no] numaralı, [tutar] tutarındaki fatura hâlâ ödenmemiştir.
Lütfen tutarın tamamını en geç [son tarih] tarihine kadar ödeyin. Bu tarihe kadar ödeme yapılmaz veya sizden haber alamazsak [sonraki işleri durduracağız / sözleşmemizdeki gecikme faizini uygulayacağız / belirlediğiniz bir sonraki adım].
Ödeme bağlantısı: [ödeme bağlantısı]
Bir yanlışlık olduğunu düşünüyorsanız lütfen hemen benimle iletişime geçin.
Saygılarımla,
[Adınız]
[İşletme adı]
7. Kısmi ödeme alındı
Kısmi bir ödemeden sonra, kalan bakiye net olsun diye gönderin.
Konu: Teşekkürler — [fatura no] numaralı faturada kalan bakiye
Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
[Fatura no] numaralı fatura için yaptığınız [ödenen tutar] tutarındaki ödeme için teşekkür ederiz.
Kalan bakiye [kalan tutar], vadesi [vade tarihi].
Kalan tutarı şu bağlantıdan ödeyebilirsiniz: [ödeme bağlantısı]
Saygılarımızla,
[Adınız]
Şablonları kişiselleştirmek
- Ödemeyi yapan kişinin adını kullanın, yalnızca proje yetkilisinin değil — varsa muhasebe adresine de yazın.
- İşi anın (“web sitesi yenileme için”) ki fatura hemen tanınsın.
- Her zamanki tonunuza uyun. Normalde samimi yazıyorsanız samimi seçenekler doğal durur; resmi müşteriler için baştan resmi olanları kullanın.
- Ödeme bilgilerini her hatırlatmada aynı tutun ki kimse aramak zorunda kalmasın.
- Uzatmak yerine kısaltın. Hatırlatmalar okunmaz, göz gezdirilir; birkaç kısa satır hedefleyin.
İşe yarayan konu satırları
- Konu satırına fatura numarasını ve vade tarihini veya durumu yazın.
- Kısa tutun — birçok e-posta uygulaması uzun konuları mobilde keser.
- Fatura gerçekten gecikmeden BÜYÜK HARF ve “ACİL” gibi kelimeler kullanmayın.
Hatırlatma yazarken ipuçları
- Net olun: her mesajda tutar, fatura numarası, vade tarihi ve ödeme bilgisi olsun.
- Her e-postada tek talep: “lütfen cumaya kadar ödeyin” birkaç sorudan daha nettir.
- Tonu yavaş yavaş sertleştirin: vadeden önce ve vade gününde nazik, sonra daha kararlı.
- Gerçekçi olun: uygulamayacağınız veya uygulayamayacağınız sonuçlarla tehdit etmeyin.
- Ödeme gelince durun: ödeme geldiği anda müşteriyi takip listenizden çıkarın.
Bu e-postaları otomatik gönderin
RemindCash’te bir şablonu bir kez onaylarsınız; her müşteri için ad, tutar ve vade tarihi otomatik doldurulur ve planınıza göre gönderilir. Fatura ödendiğinde hatırlatmalar durur. Fatura hatırlatma sayfasına ya da ödeme hatırlatması ne zaman gönderilir rehberine bakın.