Fatura hatırlatmalarını üç yolla otomatikleştirebilirsiniz: bir tablo ve takvim hatırlatıcılarıyla, muhasebe veya fatura programınızın hatırlatma özelliğiyle ya da özel bir ödeme hatırlatma aracıyla. Tablo ücretsizdir ama her mesajı yine sizin göndermeniz gerekir. Muhasebe programı hatırlatmaları, tüm faturalarınız zaten oradaysa pratiktir; ancak genellikle yalnızca e-posta ve sınırlı zamanlama sunar. Özel bir araç ise vadeden önce, vade günü ve sonrasında eksiksiz bir planı birden fazla kanaldan gönderir ve ödemeyi kaydettiğiniz anda kendiliğinden durur.
Üç yöntem bir bakışta
| İhtiyaç | Tablo + takvim | Muhasebe programı hatırlatmaları | Özel hatırlatma aracı |
|---|---|---|---|
| Maliyet | Ücretsiz | Genellikle pakete dahil | Ayrı abonelik |
| Mesajı kim gönderir | Siz, elle | Program | Araç |
| Vade öncesi hatırlatma | Ancak hatırlatıcı kurarsanız | Ürüne göre değişir | Evet |
| Vade sonrası birden fazla adım | Elle | Çoğunlukla bir veya iki | Düzenlenebilir eksiksiz plan |
| Kanallar | Kendiniz ne gönderirseniz | Çoğunlukla e-posta | E-posta, çoğu zaman SMS ve WhatsApp |
| Ödenince durur | Ancak hatırlarsanız | Evet, içinde ödenen faturalar için | Evet, ödemeyi kaydettiğinizde |
| Başka yerde kesilen faturalar | Evet | Hayır — faturalar orada olmalı | Evet; elle giriş, içe aktarma veya API ile |
| Tekrarlayan ödemeler | Elle | Değişir | Evet, otomatik hatırlatılır |
1. Tablo ve takvim hatırlatıcıları
Her faturayı müşteri, tutar ve vade tarihiyle listeleyin; her vadenin birkaç gün öncesine ve sonrasına takvim hatırlatıcısı kurun. Hatırlatıcı çaldığında mesajı kendiniz gönderirsiniz.
Uygun olduğu durum: ayda birkaç fatura. Sınırları: siz göndermedikçe hiçbir şey gitmez, yoğun haftalarda takip aksar ve zaten ödemiş birine hatırlatma göndermek kolaydır.
2. Muhasebe veya fatura programlarının hatırlatma özelliği
Birçok muhasebe ve fatura programı, kendi kestiği bir faturanın vadesi geçtiğinde e-posta ile hatırlatma gönderebilir. Tüm faturalarınızı o programda kesiyorsanız açması en hızlı seçenek budur.
Uygun olduğu durum: tüm faturalarını tek bir muhasebe sisteminden kesen işletmeler. Sınırları: hatırlatmalar genellikle yalnızca orada kesilen faturaları kapsar, çoğunlukla yalnızca e-postadır ve zamanlama, metin, gönderim saatleri veya hafta sonları üzerinde sınırlı kontrol sunar. Karar vermeden önce kendi programınızın neler sunduğuna bakın.
3. Özel bir ödeme hatırlatma aracı
Özel bir araç tek bir işe odaklanır: her müşterinin ne kadar borcu olduğunu takip etmek ve ödenene kadar planlı hatırlatmalar göndermek. Alacağı bir kez kaydedersiniz — veya içe aktarırsınız — ve faturayı hangi sistemde kestiğinizden bağımsız olarak takibi araç yapar.
Uygun olduğu durum: düzenli fatura kesen, birden fazla müşterisi veya tekrarlayan ödemeleri olan serbest çalışanlar, ajanslar ve küçük işletmeler; e-postanın yanında SMS veya WhatsApp isteyenler. Sınırları: ayrı bir aboneliktir ve hatırlatmaların durması için ödemeleri kaydetmeniz gerekir.
Nasıl seçmeli?
- Ayda beş faturadan az mı kesiyorsunuz? Tablo ve takvim yeterli olabilir.
- Tüm faturalar tek bir muhasebe programından çıkıyor ve e-posta yeterli mi? Önce onun hatırlatma özelliğini deneyin.
- Faturalar farklı yerlerden geliyor, tekrarlayan ödemeleriniz var veya her adımı ve kanalı kontrol etmek mi istiyorsunuz? En çok zamanı özel bir araç kazandırır.
Hangisini seçerseniz seçin, araçtan çok plan önemlidir: vadeden birkaç gün önce, vade günü ve sonrasında hatırlatın. Ayrıntılar için ödeme hatırlatması ne zaman gönderilir rehberine bakın. SMS ile hatırlatacaksanız ödeme hatırlatma SMS’inin kurallarını da okuyun.
RemindCash’te kurulum
RemindCash özel bir hatırlatma aracıdır. Bir alacak ekleyin — müşteri, tutar ve vade tarihi — veya CSV ya da Excel’den toplu içe aktarın. Her şirket vadeden 3 gün önce, vade günü ve 3 gün sonra gönderilen bir planla başlar; adım ekleyebilir, onaylı şablonlarınızın metnini değiştirebilir, gönderim saatlerini belirleyebilir ve hafta sonlarını atlayabilirsiniz. Hatırlatmalar işletmenizin adıyla gider; alacağı ödendi olarak işaretlediğinizde, duraklattığınızda veya itiraz kaydettiğinizde durur. E-posta planlara dahildir; SMS ve WhatsApp, her kanal açıldığında ayrı ön ödemeli kredilerle çalışacaktır. Ayrıntılar: RemindCash ile fatura hatırlatma ve fiyatlandırma.