Vous pouvez automatiser les rappels de factures de trois façons : avec un tableur plus des alertes de calendrier, avec la fonction de rappel de votre logiciel de comptabilité ou de facturation, ou avec un rappel de paiement dédié tool. Un tableur est gratuit, mais il vous faut toujours envoyer chaque message. Les rappels de logiciels comptables sont pratiques lorsque chaque facture y vit déjà, mais offrent généralement des courriels seulement et une programmation limitée. l'outil dédié envoie un horaire complet — avant, le jour et après la date d'échéance — sur les canaux et s'arrête automatiquement lorsque vous enregistrez le paiement.
Les trois approches en un coup d'oeil
| Ce dont tu as besoin | Feuille de calcul + calendrier | Rappels de logiciels comptables | Outil de rappel dédié |
|---|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Habituellement inclus dans votre plan | Abonnement séparé |
| Qui envoie le message | Toi, à la main | Le logiciel | Le logiciel |
| Rappels avant la date d'échéance | Seulement si vous définissez des alertes | Variables par produit | Oui |
| Plusieurs étapes après la date d'échéance | Manuel | Souvent un ou deux | Un programme complet et modifiable |
| Canaux | Tout ce que vous envoyez vous-même | Surtout par courriel | Email, souvent SMS et WhatsApp |
| Arrêts en cas de paiement | Seulement si vous vous souvenez | Oui, pour les factures payées en dedans. | Oui, lorsque vous enregistrez le paiement |
| Factures créées ailleurs | Oui | Non — les factures doivent y vivre | Oui, par entrée, importation ou API |
| Paiements récurrents | Manuel | Variantes | Oui, rappel automatique |
1. Alertes de feuille de calcul et de calendrier
Énumérez chaque facture avec son client, le montant et la date d'échéance, puis définissez des rappels de calendrier quelques jours avant et après chaque date d'échéance.
Bien pour: une poignée de factures par mois. Limites: rien n'est envoyé à moins que vous le fassiez, les suivis se glissent sur des semaines occupées, et il est facile de rappeler quelqu'un qui a déjà payé.
2. Rappels intégrés dans le logiciel de comptabilité ou de facturation
De nombreux produits de comptabilité et de facturation peuvent envoyer un rappel lorsqu'une facture qu'ils ont émise devient en retard. Si chaque facture que vous envoyez est créée dans ce logiciel, c'est l'option la plus rapide pour allumer.
Bien pour: entreprises qui émettent toutes les factures d'un seul système comptable. Limits: les rappels ne couvrent généralement que les factures créées là, sont généralement uniquement par courriel et suivent un modèle fixe avec un contrôle limité sur le calendrier, la formulation, envoyer des heures ou week-ends. Vérifiez ce que votre propre logiciel offre avant de décider.
3. Un outil de rappel de paiement dédié
Un outil dédié se concentre sur une tâche : suivre ce que chaque client doit et envoyer des rappels sur un calendrier jusqu'à ce qu'il soit payé. Vous enregistrez la créance une fois — ou l'importez — et l'outil gère le suivi, peu importe système que vous avez utilisé pour créer la facture.
Bien pour: freelancers, agences et petites entreprises avec des factures régulières, plusieurs clients ou des paiements récurrents, et toute personne qui veut SMS ou WhatsApp ainsi que des courriels. Limits: il s'agit d'un autre abonnement, et vous devez enregistrer les paiements afin que les rappels cessent.
Comment choisir
- Fewer que cinq factures par mois? Un tableur et un calendrier peuvent suffire.
- Toutes les factures émises à partir d'un système de comptabilité et d'email sont suffisantes? Essayez d'abord ses rappels intégrés.
- Les factures de plusieurs endroits, les paiements récurrents, ou vous voulez contrôler chaque étape et canal ? Un outil dédié permet d'économiser le plus de temps.
Quel que soit votre choix, l'agenda compte plus que l'outil : rappelez-vous quelques jours avant la date d'échéance, sur celui-ci et après. Voir quand envoyer des rappels de paiement.
Configuration dans RemindCash
RemindCash est un outil de rappel dédié. Ajoutez une créance — client, montant et date d'échéance — ou importez beaucoup de CSV ou Excel. Chaque entreprise commence par un rappel 3 jours avant, à la date d'échéance et 3 jours après; vous pouvez Ajoutez des étapes, modifiez le libellé de vos modèles approuvés, définissez les heures d'envoi et sautez les fins de semaine. Les rappels sortent au nom de votre entreprise et s'arrêtent lorsque vous marquez la créance payée, arrêtez-la ou enregistrez un différend. Une fois que chaque canal est activé, SMS et WhatsApp utiliseront des crédits prépayés séparés. Voir comment RemindCash automatise les rappels de factures et prix.