Sie können Rechnungserinnerungen auf drei Arten automatisieren: mit einer Tabellenkalkulation plus Kalenderbenachrichtigungen, mit der Erinnerungsfunktion Ihrer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware oder mit einer dedizierten Zahlungserinnerung tool. Eine Tabellenkalkulation ist kostenlos, aber Sie müssen trotzdem jede Nachricht senden. Buchhaltungssoftware-Erinnerungen sind praktisch, wenn jede Rechnung bereits dort lebt, aber normalerweise nur E-Mails und begrenzte Planung anbieten. Ein dediziertes Tool sendet einen vollständigen Zeitplan - vor, am und nach dem Fälligkeitsdatum - über Kanäle hinweg und stoppt automatisch, wenn Sie die Zahlung aufzeichnen.
Die drei Ansätze auf einen Blick
| Was Sie brauchen | Tabelle mit Tabellenkalkulation + Kalender | Erinnerungen an die Buchhaltungssoftware | Dediziertes Erinnerungs-Tool |
|---|---|---|---|
| Kosten | frei | In der Regel in Ihrem Plan enthalten | Gesonderte Zeichnung |
| Wer sendet die Nachricht | Sie von Hand | Die Software | Die Software |
| Erinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum | Nur wenn Sie Alarme setzen | Variiert je nach Produkt | Ja |
| Mehrere Schritte nach dem Fälligkeitsdatum | Handbuch | Oft ein oder zwei | Ein vollständiger, editierbarer Zeitplan |
| Kanäle | Was auch immer du dir selbst schickst | Meistens E-Mail | E-Mail, oft SMS und WhatsApp |
| Stopps, wenn bezahlt | Nur wenn Sie sich erinnern | Ja, für Rechnungen, die darin bezahlt werden | Ja, wenn Sie die Zahlung aufzeichnen |
| Rechnungen, die anderweitig erstellt wurden | Ja | Nein - Rechnungen müssen dort leben | Ja, durch Entry, Import oder API |
| Wiederkehrende Zahlungen | Handbuch | Sorten | Ja, automatisch erinnert |
1. Tabellenkalkulations- und Kalenderbenachrichtigungen
Listen Sie jede Rechnung mit dem Kunden, dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum auf und legen Sie dann einige Tage vor und nach jedem Fälligkeitsdatum Kalendererinnerungen fest. Wenn ein Alarm ausgelöst wird, senden Sie die Nachricht selbst.
Gut für: eine Handvoll Rechnungen pro Monat.Limits: nichts wird gesendet, es sei denn, Sie tun es, Follow-ups rutschen auf arbeitsreiche Wochen, und es ist einfach, jemanden daran zu erinnern, der bereits bezahlt hat.
2. In Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware eingebaute Erinnerungen
Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprodukte können eine Erinnerung per E-Mail senden, wenn eine von ihnen ausgestellte Rechnung überfällig wird. Wenn jede von Ihnen gesendete Rechnung in dieser Software erstellt wird, ist dies die schnellste Option zum Einschalten.
Good für: Unternehmen, die alle Rechnungen aus einem Buchhaltungssystem ausstellen.Limits: Die Erinnerungen decken normalerweise nur die dort erstellten Rechnungen ab, sind in der Regel nur E-Mail-Rechnungen und folgen einem Feste Muster mit begrenzter Kontrolle über Timing, Wortlaut, Sendestunden oder Wochenenden. Überprüfen Sie, was Ihre eigene Software bietet, bevor Sie sich entscheiden.
3. Ein dediziertes Zahlungserinnerungs-Tool
Ein dediziertes Tool konzentriert sich auf einen Job: Nachverfolgen, was jeder Kunde schuldet, und Verschicken von Erinnerungen nach einem Zeitplan, bis es bezahlt wird. Man zeichnet die Forderung einmal auf – oder importiert sie – und das Tool übernimmt die Nachverfolgung, was auch immer. System, mit dem Sie die Rechnung erstellt haben.
Gut für: Freelancer, Agenturen und kleine Unternehmen mit regelmäßigen Rechnungen, mehreren Kunden oder wiederkehrenden Zahlungen, und alle, die SMS oder WhatsApp sowie E-Mail wollen. Grenzwerte: Es ist ein weiteres abonnement, und sie müssen zahlungen aufzeichnen, damit die erinnerungen aufhören.
Wie man wählt
- Weniger als etwa fünf Rechnungen pro Monat? Eine Tabellenkalkulation und ein Kalender können ausreichen.
- All-Rechnungen, die von einem Buchhaltungssystem und einer E-Mail ausgestellt wurden, reichen aus? Versuchen Sie zuerst die eingebauten Erinnerungen.
- Rechnungen von mehreren Orten, wiederkehrende Zahlungen, oder Sie wollen die Kontrolle über jeden Schritt und Kanal? Ein dediziertes Tool spart die meiste Zeit.
Was auch immer Sie wählen, der Zeitplan ist wichtiger als das Tool: Erinnern Sie sich ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum, daran und danach.](/de/guides/when-to-send-payment-reminders).
Einrichten in RemindCash
RemindCash ist ein spezielles Erinnerungs-Tool. Fügen Sie eine Forderung hinzu - Kunde, Betrag und Fälligkeitsdatum - oder importieren Sie viele von CSV oder Excel. Jedes Unternehmen beginnt mit einer Erinnerung 3 Tage vorher, am Fälligkeitsdatum und 3 Tage danach. Sie können dies auch tun, wenn Sie den Namen Ihres Unternehmens eingeben, wenn Sie die Zahlung markieren, sie anhalten oder einen Streitfall aufzeichnen. SMS und WhatsApp verwenden separate Prepaid-Guthaben, sobald jeder Kanal aktiviert ist. Wie RemindCash Rechnungserinnerungen und Preise] automatisiert.