U vermindert betalingsachterstanden door het verwijderen van de redenen dat facturen vertraging oplopen: onduidelijke voorwaarden, facturen die de verkeerde persoon bereiken, betaling die moeite kost en geen herinnering voor de vervaldatum. Akkoord voorwaarden schriftelijk voordat u begint, factuur snel met volledige details, maken het betalen gemakkelijk, herinneren klanten een paar dagen voor de vervaldatum en follow-up consequent wanneer een betaling te laat is.
1. Akkoord betalingsvoorwaarden voordat het werk begint
Plaats het bedrag, de vervaldatum of het betalingsvenster (bijvoorbeeld "binnen 14 dagen na factuur"), de geaccepteerde betalingsmethoden en eventuele betalingstermijnen in uw offerte of contract. Het is veel gemakkelijker om naar een overeengekomen termijn te verwijzen dan naar Onderhandel er een nadat de factuur te laat is.
2. Vraag om een storting op grotere projecten
Een storting of mijlpaal betalingen verminderen uw risico en bevestigen de inzet van de klant. Veel service bedrijven splitsen grotere projecten in een vooruitbetaling en een of meer fasebetalingen.
3. Factuur snel
Stuur de factuur zodra het werk is afgeleverd of de mijlpaal is bereikt. De facturen die weken later worden verzonden, worden later betaald.
4. Maak elke factuur compleet
Voeg een duidelijk factuurnummer, de uitgiftedatum, de vervaldatum als werkelijke datum, een gespecificeerde beschrijving, het totaal en uw betalingsgegevens. Ontbrekende informatie is een veelvoorkomende reden voor facturen om te wachten in een goedkeuring wachtrij.
5. Stuur het naar de juiste persoon
Vraag wie de betalingen regelt en de factuur daarheen stuurt, kopieer uw projectcontact. In grotere bedrijven is de persoon die uw werk heeft goedgekeurd vaak niet de persoon die betaalt.
6. Maak het betalen gemakkelijk
Bied ten minste een snelle manier om te betalen . . een betaling link als uw facturatie tool ondersteunt een, of duidelijke bankgegevens met de verwijzing naar offerte. Elke extra stap is een reden om uit te stellen.
7. Herinnering vóór de vervaldatum
Een korte, vriendelijke herinnering over drie dagen voor de vervaldatum is de enige herinnering die laatheid voorkomt in plaats van het te achtervolgen. Zie Wanneer betaalherinneringen te verzenden.
8. Follow-up consequent
Wanneer een betaling te laat is, volg dan telkens hetzelfde schema: de vervaldatum, een paar dagen later, ongeveer twee weken later, dan een laatste mededeling. Consistentie geeft aan dat je voorwaarden belangrijk zijn. Het volledige proces is in hoe volg je op onbetaalde facturen.
9. Let op uw vorderingen, niet alleen uw inbox
Houd een actuele lijst van wat elke klant verschuldigd is en wanneer. Een wekelijkse blik op komende en achterstallige bedragen toont problemen vroeg en toont welke klanten regelmatig laat betalen. Zie Receivables tracking.
10. Pas de voorwaarden aan voor klanten die altijd te laat zijn
Voor herhaalde late betalers, overwegen kortere termijnen, grotere deposito's, betaling voor levering of pauzeren werk totdat open facturen zijn afgewikkeld . . altijd in overeenstemming met uw contract.
Een snelle checklist
| Vóór het werk | Bij facturering | Rond de vervaldatum |
|---|---|---|
| schriftelijk overeengekomen voorwaarden | Verzonden bij aflevering | Herinnering 3 dagen voor |
| Storting voor grotere projecten | Volledige factuurgegevens | Herinnering op de vervaldag |
| Factureringscontact bekend | Makkelijk te betalen | Consistente follow-up bij te laat |
Waar RemindCash helpt
RemindCash heeft betrekking op gewoonten 7 tot en met 9: het houdt een lijst van vorderingen bij, stuurt herinneringen voor en na elke vervaldatum op het schema dat u hebt ingesteld en stopt wanneer een betaling wordt geregistreerd. Voorwaarden, deposito's en facturering blijven in uw eigen proces en hulpmiddelen.